國家檔案局 民政部

國家檔案局
令
民政部

第11號



《城市社區(qū)檔案管理辦法》已經(jīng)2015年10月12日國家檔案局局務(wù)會議、2015年9月29日民政部部務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予以公布，自2016年1月1日起施行。



國家檔案局局長 李明華

民 政 部 部 長 李立國

2015年11月23日



城市社區(qū)檔案管理辦法



第一條 為規(guī)范城市社區(qū)檔案（以下簡稱社區(qū)檔案）管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會組織（以下簡稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 社區(qū)黨組織和居民委員會應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五條 社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實(shí)際工作的需要。

第六條 社區(qū)黨組織或者居民委員會應(yīng)當(dāng)配備專門人員管理本社區(qū)各類檔案,有條件的地方可以設(shè)立綜合檔案室。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，調(diào)離工作崗位時應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)。

第七條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督本社區(qū)文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條 社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。

第九條 社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會計(jì)類等三個大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條 社區(qū)文件材料的歸檔，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、排列有序；裝訂結(jié)實(shí)、整齊；備考表填寫真實(shí)、清楚；歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準(zhǔn)確；

（二）歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰；

（三）歸檔時間：

文書材料于次年6月底前歸檔；

科技文件材料在科技活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；

會計(jì)材料由會計(jì)部門在會計(jì)年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；

聲像材料在活動結(jié)束或者辦理完畢后隨時歸檔；

實(shí)物材料及時歸檔；

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38)的要求整理。

第十一條 社區(qū)檔案按照下列規(guī)則進(jìn)行分類編號：

（一）文書檔案按照年度——問題（社區(qū)黨建、居民自治、社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等）進(jìn)行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號；

（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項(xiàng)目分類整理，按照項(xiàng)目——時間排列編號；設(shè)備儀器檔案按照型號分類整理，按照型號——時間排列編號；

（三）會計(jì)檔案按照年度——類別（報(bào)表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；

第十二條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，應(yīng)當(dāng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。

對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以利于長期使用。

第十四條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

第十五條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。

利用檔案時應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并及時做好利用效果登記。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時報(bào)告并追查。

第十六條 社區(qū)應(yīng)當(dāng)組織成立檔案鑒定工作小組，對已到期檔案及時進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

第十七條 社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。

第十八條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條 社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極采用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條 違反國家有關(guān)規(guī)定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十二條 各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級民政部門，可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定本辦法的實(shí)施細(xì)則。

第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2016年1月1日起實(shí)施。



附件









城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表







一級

類目


二級類目


順序號


歸檔范圍


保管期限




















文



書



材



料








社區(qū)黨群管理及社區(qū)管理類


1


上級針對本社區(qū)設(shè)立、撤并、調(diào)整、更名、社區(qū)干部任免的通知、批復(fù)等文件材料


永久




2


本社區(qū)組織簡介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料


永久




3


本社區(qū)黨組織會議、居民委員會會議的會議紀(jì)要、記錄、討論通過的決議、規(guī)定等


永久




4


本社區(qū)組織召開的黨員大會、居民會議、團(tuán)組織會議、婦聯(lián)組織會議等重要會議的通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)要等


永久




5


本社區(qū)組織召開的重要會議的典型材料、交流材料、代表發(fā)言材料、簡報(bào)等


30年




6


本社區(qū)召開的民主懇談會、居民聽證會、民主協(xié)商、矛盾糾紛調(diào)解、民情民意反映等一般會議的通知、名單、日程、總結(jié)、紀(jì)要等


10年




7


本社區(qū)召開的一般會議的交流材料、代表發(fā)言材料等


10年




8


本社區(qū)開展居務(wù)公開、民主評議工作過程中形成的文件材料


永久




9


上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本社區(qū)工作時形成的文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的、本社區(qū)工作匯報(bào)材料


10年




10


本社區(qū)居民委員會計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料







（1）年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、重要專題的調(diào)研材料


永久




（2）年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、一般問題的調(diào)研材料


10年




11


本社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)工、青、婦等群團(tuán)組織、社區(qū)社會組織等各類組織的換屆選舉材料、上級批準(zhǔn)或登記備案材料


永久




12


本社區(qū)專項(xiàng)活動形成的文件材料







（1）重要的（如各類創(chuàng)建活動等）


30年




（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術(shù)、全民健身、科普教育、環(huán)保宣傳教育、愛國衛(wèi)生運(yùn)動、健康教育等活動）


10年




13


上級頒發(fā)的關(guān)于居民委員會工作的文件材料







（1）法規(guī)政策性文件


30年




（2）規(guī)范性、一般性文件


10年




14


本社區(qū)的請示和上級針對本社區(qū)各項(xiàng)工作的批復(fù)、批示







（1）重要業(yè)務(wù)問題的


永久




（2）一般業(yè)務(wù)問題的


30年




15


本社區(qū)編輯、編寫的文件材料







（1）大事記、組織沿革等


永久




（2）簡報(bào)、情況反映、工作信息等


10年




16


關(guān)于本社區(qū)的新聞報(bào)道


10年




17


本社區(qū)制定的各項(xiàng)規(guī)章、規(guī)范、制度、公約等


30年




18


針對本社區(qū)人員的表彰、獎勵等文件材料







（1）受縣級（含）以上表彰、獎勵的


永久




（2）受縣級以下表彰、獎勵的


30年




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